Call a German at home or at work and you'll often hear just a surname: Müller. Or Müller, guten Tag. It's not rude. It's the traditional way to answer, and it tells you straight away whether you've got the right person.
Phone calls are harder than talking face to face: no lips to read, and names and numbers come fast. But doctors' surgeries, craftspeople and many offices still prefer the phone, so a few fixed sentences are worth having ready.
Starting the Call
Müller speaking.
Müller.
Hello, this is Anna Bauer.
Hallo, hier ist Anna Bauer.
Hello, my name is Bauer.
Guten Tag, mein Name ist Bauer.
Am I speaking to Ms Schneider?
Spreche ich mit Frau Schneider?
Could I speak to Mr Weber, please?
Könnte ich bitte Herrn Weber sprechen?
I'm calling about an appointment.
Ich rufe wegen eines Termins an.
I'm calling about your invoice.
Ich rufe wegen Ihrer Rechnung an.
Practice these words
Müller.
Name first: in a German call you say who you are before what you want. Guten Tag, mein Name ist Bauer, ich rufe wegen eines Termins an is a complete, polite opening.
What you'll hear at a surgery or office: Praxis Dr. Weber, Sie sprechen mit Frau Schmidt, was kann ich für Sie tun? The name in the middle is the person you're talking to. Note it down.
Booking an Appointment
I'd like to make an appointment.
Ich möchte einen Termin vereinbaren.
Do you have anything free next week?
Haben Sie nächste Woche etwas frei?
Is a morning possible?
Geht es auch vormittags?
Tuesday at ten suits me well.
Dienstag um zehn passt mir gut.
That doesn't work for me, unfortunately.
Da kann ich leider nicht.
Could you confirm that by email?
Könnten Sie mir das per E-Mail bestätigen?
I need to move my appointment.
Ich muss meinen Termin verschieben.
I'd like to cancel my appointment.
Ich möchte meinen Termin absagen.
Practice these words
Ich möchte einen Termin vereinbaren.
Tip: repeat the appointment back before you hang up: Also, Dienstag, der 14., um zehn Uhr. Mishearing zwei and drei on a bad line is easy, which is why Germans often say zwo on the phone. The repeat costs five seconds.
When You Don't Understand
Could you speak a little more slowly?
Könnten Sie etwas langsamer sprechen?
Could you spell that, please?
Könnten Sie das bitte buchstabieren?
I didn't catch that.
Das habe ich akustisch nicht verstanden.
The line is bad.
Die Verbindung ist schlecht.
Let me repeat that.
Ich wiederhole kurz.
Can I call you back?
Kann ich Sie zurückrufen?
Practice these words
Könnten Sie etwas langsamer sprechen?
Akustisch: Das habe ich akustisch nicht verstanden means "I didn't hear it properly". It tells the other person the problem was the line, not your German, and Germans use it all the time.
Spelling Your Name
Names are spelled with a word for each letter. You'll hear two systems. The traditional one uses first names, and the official version from 2022 uses German towns. Both are understood.
| Letter | Traditional | Official since 2022 |
|---|---|---|
A | Anton | Aachen |
B | Berta | Berlin |
C | Cäsar | Chemnitz |
D | Dora | Düsseldorf |
E | Emil | Essen |
F | Friedrich | Frankfurt |
G | Gustav | Goslar |
H | Heinrich | Hamburg |
I | Ida | Ingelheim |
J | Julius | Jena |
K | Kaufmann | Köln |
L | Ludwig | Leipzig |
M | Martha | München |
N | Nordpol | Nürnberg |
O | Otto | Offenbach |
P | Paula | Potsdam |
Q | Quelle | Quickborn |
R | Richard | Rostock |
S | Samuel | Salzwedel |
T | Theodor | Tübingen |
U | Ulrich | Unna |
V | Viktor | Völklingen |
W | Wilhelm | Wuppertal |
X | Xanthippe | Xanten |
Y | Ypsilon | Ypsilon |
Z | Zacharias | Zwickau |
Umlauts and ß: Ä wie Ärger, Ö wie Ökonom, Ü wie Übermut. In the new system they're Umlaut Aachen, Umlaut Offenbach, Umlaut Unna, and ß is Eszett in both. Older speakers often say S wie Siegfried instead of Samuel.
Your own name: for a name like Shevchenko, it saves a lot of time to have the spelling ready: S wie Samuel, H wie Heinrich, E wie Emil… The traditional system also has Sch wie Schule and Ch wie Charlotte.
Ending the Call
Thank you, see you on Tuesday then.
Vielen Dank, dann bis Dienstag.
I'll call you back.
Ich rufe Sie zurück.
Have a nice day!
Schönen Tag noch!
Goodbye.
Auf Wiederhören.
Practice these words
Vielen Dank, dann bis Dienstag.
Auf Wiederhören: on the phone, Germans say Auf Wiederhören, "until we hear each other again", instead of Auf Wiedersehen. Between friends it's just Tschüss or Ciao.
The Voice Menu
Larger companies and many authorities answer with a recorded menu first. These are the sentences you'll hear before a person picks up.
Welcome to customer service.
Herzlich willkommen beim Kundenservice.
For questions about your bill, press one.
Für Fragen zu Ihrer Rechnung drücken Sie die Eins.
Please say your customer number.
Bitte nennen Sie Ihre Kundennummer.
All our staff are busy at the moment.
Zurzeit sind alle Mitarbeiter im Gespräch.
Please hold.
Bitte haben Sie einen Moment Geduld.
You'll be put through to the next available agent.
Sie werden mit dem nächsten freien Mitarbeiter verbunden.
Please call again later.
Bitte rufen Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder an.
Practice these words
Herzlich willkommen beim Kundenservice.
The waiting line itself is the Warteschleife, "waiting loop". Ich hänge seit zwanzig Minuten in der Warteschleife is a sentence every German has said at least once.