The first line of a German email sets the tone for everything after it. Sehr geehrte Frau Schneider is formal and safe. Hallo Frau Schneider is friendly but still polite. Hallo Anna means you're on du. Pick the wrong one and the reader notices before they've read a word of your message.
The good news: there are only a handful of options, and one small grammar rule that's easy to learn.
Openings, From Formal to Friendly
| Opening | When to use it |
|---|---|
Sehr geehrte Damen und Herren, | you don't know who will read it: a company, an office, an application |
Sehr geehrte Frau Schneider, | formal: authorities, landlords, first contact, applications |
Sehr geehrter Herr Dr. Weber, | formal, with an academic title |
Guten Tag Frau Schneider, | polite and neutral, common in business |
Hallo Frau Schneider, | friendly, still on Sie |
Liebe Frau Schneider, | warm, for someone on Sie you know well |
Hallo Anna, / Liebe Anna, | on du: colleagues, friends |
Hi Anna, | casual, mostly in younger teams |
Moin, | northern Germany, any time of day; common even in business, but not in applications |
Geehrte or geehrter? It changes with the person: Sehr geehrte Frau…, Sehr geehrter Herr…. If you don't know someone's gender, use the full name without Frau or Herr: Guten Tag Alex Schneider,.
Titles count: a Dr. goes into the greeting: Sehr geehrte Frau Dr. Schneider. In everyday business that's still expected.
The Comma Rule
A German greeting ends with a comma, and the next line starts with a small letter, unless the first word is a noun, a name, or the polite Sie or Ihr.
Sehr geehrte Frau Schneider,
vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
That small v in vielen looks wrong to English eyes, and it's correct. Sie, Ihre and nouns keep their capital letter: Ihre Nachricht habe ich erhalten.
Opening Lines
Thank you for your message.
vielen Dank für Ihre Nachricht.
I'm writing to you about my application.
ich schreibe Ihnen wegen meiner Bewerbung.
I'm referring to our phone call yesterday.
ich beziehe mich auf unser Telefonat von gestern.
As discussed, I'm sending you the documents.
wie besprochen sende ich Ihnen die Unterlagen.
I have a short question.
ich habe eine kurze Frage.
Practice these words
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Good to know: I hope you're well has no fixed German equivalent. Ich hoffe, es geht Ihnen gut exists, but in business emails Germans usually get straight to the point. Starting with the subject isn't cold here. It's normal.
Closing Lines
I look forward to your reply.
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
I'm happy to answer any questions.
Für Rückfragen stehe ich gern zur Verfügung.
Thank you in advance.
Vielen Dank im Voraus.
Have a nice weekend.
Ich wünsche Ihnen ein schönes Wochenende.
Please let me know if that works for you.
Geben Sie mir bitte Bescheid, ob das für Sie passt.
Practice these words
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Sign-Offs
| Sign-off | Tone |
|---|---|
Mit freundlichen Grüßen | the formal standard: authorities, applications, complaints |
Freundliche Grüße | a little lighter, still formal |
Beste Grüße | friendly business |
Viele Grüße | friendly, colleagues and people you know |
Herzliche Grüße | warm |
Liebe Grüße | friends and family |
LG, VG | short for Liebe and Viele Grüße, for quick messages |
MfG | short for Mit freundlichen Grüßen; sounds curt, avoid it |
Watch out: no comma after the sign-off. The name goes on the next line:
Mit freundlichen Grüßen
Anna Bauer
Subject Lines and Replies
| You'll see | What it means |
|---|---|
Betreff | subject |
AW: | Antwort, a reply, the German "Re:" |
WG: | Weitergeleitet, forwarded, the German "Fwd:" |
Anhang | attachment |
CC / BCC | the same as in English |
A clear Betreff matters more in German offices than you might think. Bewerbung als Elektronikerin, Kennziffer 4711 or Rückfrage zu Rechnung Nr. 2026-118 gets your email sorted and answered faster.
A Complete Formal Email
Betreff: Termin zur Wohnungsbesichtigung, Lindenstraße 8
Sehr geehrte Frau Schneider,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Den Termin am Donnerstag um 17 Uhr nehme ich gern wahr. Meine Unterlagen bringe ich mit.
Ich freue mich auf den Termin.
Mit freundlichen Grüßen
Anna Bauer
"Dear Ms Schneider, thank you for your message. I'm happy to take the appointment on Thursday at 5 pm. I'll bring my documents. I look forward to it. Yours sincerely, Anna Bauer."